わたしが悪いけどさ [新人なので]
いろいろとアドバイスいただき、ありがとうございます。
来年以降の対策として、今年の対策をすべて箇条書きに
して、来年用のエントリーファイルに貼っておくことに
しました。
万が一忘れても、それがあれば大丈夫、多分……
なぜなら、前回も「そうは言っても去年も１週間
くらい遅れて連絡があった大学の先生も追加で
エントリーしたよなあ」「てか、追加無しって
言って結局何人かにURL教えてたよな」という
記憶とメモ書きと送受信の履歴があって、
それを参考にしたらアウトだったから。
ちょこっとだけ愚痴っとします。
追加エントリーの連絡を取った中に、開催地の
大学の学生さんが居たんですよね。メールは
もちろんCCに教授も入ってます。
なんですが、この学生さん「至急エントリーを」
とメールしたんだけど今日の朝になっても
エントリーが無かったんですよ。
じゃあもう昨日中に来なかったからって
断りますね。
って言ったら、なぜか「この学生さんは受け入れる」
ってなったんですよ。なんで？？
わたしには分からない、学術団体と大学との
関係ってのがあるんですね、きっと。
前にもシステム会社に、締め切り時間後に
何らかの形で専用URLから送信された
メールは受け入れないで弾けないか？
もしくは、一時的にわざとメールサーバーを
落とせないかって言ったこともあるんですが
放置されてるすり抜け問題をどうにかしたいです。
一度渡しちゃった番号は取り返せないですしね。
紙の書類の文化って絶対有益だよなとしみじみ
思います。決裁文書が必ずあって、それがちゃんと
過去分全部あって、前年の同じ事業のファイルが
あればいつ何をどうするか分かるっていう
あの決裁文書つづりのファイル、便利だったなぁと
学芸員時代を振り返ってます。
今はそういったファイルもないし、かといって
マニュアルもないし、長い間一人の人が担当
してたからあれこれの情報がその人の頭の
中にあるっていう、ある意味、昭和終わりから
平成中期にかけてのあるあるな環境です。
自分のためのマニュアルを作ろうと、日々いろんな
作業ごとにやったことを入力してるのをもとに
時間がある時にそれを項目ごとに流れをまとめる
ようにはしてるんです。
これ、事業ごとの作業ごとにまとめると
何月の上旬にはこれをやっておかないと
いけないっていうのが漏れそうで怖いです。
となると、作業項目ごとに五十音で並べて
引けるようにはするけど、前半部分に
月ごとに何をやるかを事業ごちゃまぜで
箇条書きにしておくってのが良いのかな？
悩ましいです。
来年以降の対策として、今年の対策をすべて箇条書きに
して、来年用のエントリーファイルに貼っておくことに
しました。
万が一忘れても、それがあれば大丈夫、多分……
なぜなら、前回も「そうは言っても去年も１週間
くらい遅れて連絡があった大学の先生も追加で
エントリーしたよなあ」「てか、追加無しって
言って結局何人かにURL教えてたよな」という
記憶とメモ書きと送受信の履歴があって、
それを参考にしたらアウトだったから。
ちょこっとだけ愚痴っとします。
追加エントリーの連絡を取った中に、開催地の
大学の学生さんが居たんですよね。メールは
もちろんCCに教授も入ってます。
なんですが、この学生さん「至急エントリーを」
とメールしたんだけど今日の朝になっても
エントリーが無かったんですよ。
じゃあもう昨日中に来なかったからって
断りますね。
って言ったら、なぜか「この学生さんは受け入れる」
ってなったんですよ。なんで？？
わたしには分からない、学術団体と大学との
関係ってのがあるんですね、きっと。
前にもシステム会社に、締め切り時間後に
何らかの形で専用URLから送信された
メールは受け入れないで弾けないか？
もしくは、一時的にわざとメールサーバーを
落とせないかって言ったこともあるんですが
放置されてるすり抜け問題をどうにかしたいです。
一度渡しちゃった番号は取り返せないですしね。
紙の書類の文化って絶対有益だよなとしみじみ
思います。決裁文書が必ずあって、それがちゃんと
過去分全部あって、前年の同じ事業のファイルが
あればいつ何をどうするか分かるっていう
あの決裁文書つづりのファイル、便利だったなぁと
学芸員時代を振り返ってます。
今はそういったファイルもないし、かといって
マニュアルもないし、長い間一人の人が担当
してたからあれこれの情報がその人の頭の
中にあるっていう、ある意味、昭和終わりから
平成中期にかけてのあるあるな環境です。
自分のためのマニュアルを作ろうと、日々いろんな
作業ごとにやったことを入力してるのをもとに
時間がある時にそれを項目ごとに流れをまとめる
ようにはしてるんです。
これ、事業ごとの作業ごとにまとめると
何月の上旬にはこれをやっておかないと
いけないっていうのが漏れそうで怖いです。
となると、作業項目ごとに五十音で並べて
引けるようにはするけど、前半部分に
月ごとに何をやるかを事業ごちゃまぜで
箇条書きにしておくってのが良いのかな？
悩ましいです。
アナログですが、結局A3で事業ごとの年間予定を班ごとに作ってます。で、お互いに終わったとこまでチェックするという…
by mau (2024-03-27 00:33)
デジタルなら、やはり仕組みとして締め切り時間を過ぎたら
【申し込みは締め切りました】と表示され申し込めない仕組
みが必要ですよね。アナログなら「消印有効」とか、デジタル
アナログならFAXの送信受信時間表記とかね。不平等はお互い
に気持ち悪いし…。
我が身内でもありますよ。その日は厳密に仕事の終了時間を鑑みて
締め切り時間を決めた、と。締め切り時間を過ぎた依頼を断ると
職位の上な人に言って行きゴリ押ししようとする人がいて。
そして「この人だけ入れたげて」という上司。上司は作業せずに
先に帰っちゃうし、良い顔して、口出すだけ。断ったスタッフの
顔は丸つぶれ、残業決定。上に言えば注文がまかり通るという前
例を作ってしまう…と言う悪循環。中間にいる人は苦労しますね。
by あとりえＳＡＫＡＮＡ (2024-03-27 09:46)
もう退職してしまったので、いまはどうなのかは
わかりませんが、
在職中は、保存するのは電子書類で、紙はスキャナーで
PDFにするか、公用スマホで撮影してJPEGにして
保存でしたよ。
紙は、長い目で見て、5年くらいで処分していました。
by とし＠黒猫 (2024-03-27 11:35)
こういう学生はダメですね。
最近、学生の非常識な行動が目立ちすぎです。
by wildboar (2024-03-27 12:20)
こんにちは。
開催地の大学の学生さんですが、エントリー無しなのに「この学生さんは受け入れる」は不思議な感じですね。「学術団体と大学」もありそうですが「CCに教授」の文字あり、教授との関係もありそうです？ところで「自分のためのマニュアルを作ろうと・・・」良い事ですね。年間スケジュール・事業等の色々な目安にもなりそうです！？(=^･ｪ･^=）
by Boss365 (2024-03-27 14:49)
> 自分のためのマニュアル
手間がかかりますが、何かの都合で仕事を引き継ぐとかにも
非常に役立ちますね^^
by Mitch (2024-03-27 17:37)
自分なりに整理することは肝要ですね。
頑張って下さい。
by ヨッシーパパ (2024-03-27 20:16)
mauさま
アナログだけど紙が一番良いですよね。
チェックを書き入れていくことも
できますし……
やっぱ、ファイルの前の方に月ごとに
やることを書き連ねておこうかなと思います(^^♪
by みずき (2024-03-27 23:27)
あとりえSAKANAさま
消印有効だと証拠がそこにあるし、届いても
拒否できるんですけどね……でも、届いてるから
受けつけるとかなりそうです。
今回のも、クローズで全部シャットアウト
出来てれば例外とかも無くなると思うんですが(@_@)
by みずき (2024-03-27 23:29)
とし＠黒猫さま
一応、去年公式に発行した文書の
データ自体はありますし、公印を
おさないといけないものはそれを
PDFにしてるんですが、紙にして
ある方が目につくような気もして……
悩ましいです(@_@)
by みずき (2024-03-27 23:31)
wildboarさま
どうしても期日過ぎててもエントリーしたいって
電話もしてきてるのに、その日のうちに対応
しないとかどうなってんの？？？ってなります(;^ω^)
by みずき (2024-03-27 23:31)
Boss365さま
こんばんは。
去年も期日を数日過ぎてから教授からの
依頼でって企業さんから電話があって
結局はエントリー追加しましたしね。
仕方がない面もあるとは思います(;^ω^)
by みずき (2024-03-27 23:33)
Mitchさま
作っておかないと来年以降困りそうですし、
何だかんだであっという間に年月経ちそう
なので次の人に渡すときにも便利かなと
思いました(^^♪
by みずき (2024-03-27 23:37)
ヨッシーパパさま
１年目の時もそれなりにメモをしてたんですが
流れが分かってないから的外れで……
とにかく何をしたか必死に記録してます。
基本、どれも年１回しかないのでチャンスが
少ないです(;^ω^)
by みずき (2024-03-27 23:38)